Een aantal weken na de officiële release zijn wij bij Sparked al overgestapt op Office 365, de opvolger van de Business Productivity Online Suite van Microsoft (BPOS). Office 365 biedt onlineversies van samenwerkings- en productiviteitsprogramma’s van Microsoft, geleverd via de Cloud. Office 365 bevat: Exchange Online (mail oplossing), SharePoint Online (intranet en samenwerkingssites) en Lync Online (instant messaging en online meetings). De CRM Online dienst wordt binnenkort toegevoegd als dienst binnen Office 365.
Deze blogpost bestaat uit twee onderdelen. Het eerste deel gaat in op de voordelen van (een migratie naar) Office 365. Vervolgens wordt in het tweede deel aan de hand van een stappenplan aangegeven waar je rekening mee moet houden bij een handmatige migratie naar Office 365.
Waar BPOS nog op de 2007 versies van de platformen draaiden, maakt Office 365 de stap naar de 2010 versies. Office Communications Server is vervangen door haar opvolger, het Lync online platform.
Binnen een jaar (gerekend vanaf september 2011) wil Microsoft elke BPOS gebruiker gemigreerd hebben naar Office 365. Microsoft stelt zelf een weekend voor wanneer je automatisch van BPOS naar Office 365 wordt gemigreerd. Het kan hierdoor echter enkele maanden duren voordat je aan de beurt bent. Bij Sparked hebben we besloten deze automatische migratie niet af te wachten en nu al handmatig te migreren naar de nieuwe Cloud dienst.
Waarom migreren wij van BPOS naar Office 365?
1. Drink your own champagne;
2. Lync Online federatie met externe klanten en leveranciers;
3. Single Sign on;
4. Centraal beheer Cloud diensten;
5. SharePoint Online;
1 Drink your own champagne
Als BPOS / Office 365 reseller en - implementatie Partner van Microsoft willen wij natuurlijk zo snel mogelijk aan de slag met het nieuwe platform. De ervaring die wij hiermee opdoen draagt bij aan de advisering richting onze klanten.
2 Lync Onlinefederatie met externe klanten en leveranciers
Lync Online biedt de mogelijkheid om te communiceren met externe leveranciers en klanten. Instant messaging (chatten) via Lync Online is mogelijk met o.a. personen met een Live ID en andere Office 365 gebruikers. Zo kun je gemakkelijk al je klanten en leveranciers toevoegen in Lync en o.a chatten of online meetings organiseren.
3 Single Sign On
De uitdaging bij ‘externe’ systemen is vaak dat eindgebruikers meerdere inloggegevens moeten onthouden. Dit verbetert het gebruikersgemak niet. In Office 365 is het mogelijk om via je eigen Active Directory domein gebruikers te authentiseren. Dit betekent dat gebruikers met dezelfde gegevens waarmee ze inloggen op hun eigen domein, kunnen inloggen in Office 365.
De Sign in Client van BPOS (voor de BPOS kenners) is verdwenen en maakt plaats voor de Sign in Assistant. Dit is een Windows Service die op de achtergrond draait. Het voordeel voor de eindgebruiker is dat deze direct Outlook, Lync en SharePoint kunnen benaderen zonder elke keer opnieuw te hoeven inloggen. Dit zijn grote functionele verbeteringen die het gebruikersgemak sterk ten goede komen.
4 Centraal beheer Cloud diensten
Beheer en controle is in een IT organisatie zeer belangrijk. Office 365 / Cloud Computing biedt een schaalbare, flexibele IT-oplossing. Je kunt vanaf de IT kant direct inspringen op organisatorische veranderingen. Als organisatie kies je de diensten die je nu nodig hebt, zonder zorgen voor IT uitrol van extra Servers of moeilijke installaties. Ook het terugschalen van je IT omgeving, zonder voortijdige afschrijving op infrastructuur, is gemakkelijk te realiseren. Office 365 werkt op basis van een abonnementsmodel, daardoor betaal je alleen voor de diensten die je nodig hebt.
Het centraal kunnen beheren van Cloud diensten zorgt er bij Sparked voor dat wij vanaf onze Active Directory gebruikers kunnen toewijzen aan al onze Cloud diensten. Mocht er een nieuwe collega bijkomen dan kunnen wij per direct alle IT middelen faciliteren.
5 SharePoint Online
Mysite
Binnen Sparked delen wij veel kennis en informatie, het SharePoint platform is hier ideaal voor. De nieuwe Mysite functionaliteit in SharePoint Online biedt persoonlijke pagina’s waar collega’s documenten kunnen delen. Ook is het mogelijk om eenvoudig collega’s met een bepaalde competentie te vinden.
Externe toegang
Een nieuwe mogelijkheid van SharePoint Online in Office 365 is het aanbieden van externe toegang aan derden. Zo kunnen wij klanten en leveranciers via een Live ID toegang verschaffen tot een deel van ons SharePoint portaal. Je kunt denken aan bijvoorbeeld het samenwerken op een projectsite of klantenportaal.
Technische implementatie
Er zitten een aantal haken en ogen aan het handmatig migreren van BPOS naar Office 365. Vanuit Microsoft wordt er ook afgeraden om handmatig te migreren, er bestaat namelijk een hogere kans op mail storingen.
Mocht je geen technische achtergrond hebben of geen concrete reden hebben om direct over te stappen, dan kun je het beste wachten op een automatische transitie door Microsoft. Sparked biedt deze handleiding om je inzicht te geven in het proces van de handmatige migratie. Wij nemen echter geen verantwoordelijkheid voor storingen als gevolg van het uitvoeren van deze stappen.
Onze voorbereiding
Het inlezen in de systeemvereisten en het vooraf installeren van de voor Office 365 benodigde software is sterk aan te raden. Maak voor de migratie een nieuw Office 365 account aan en schaf de benodigde licenties aan. Verken de nieuwe omgeving en bouw alvast de nodige ervaring op.
1 Active Directory Federation Services (ADFS)
ADFS is een software component dat op een Windows Server wordt geinstalleerd en zorgdraagt voor de Single Sign on functionaliteit voor eindgebruikers. In ons Office 365 scenario zorgt dit component ervoor dat gebruikers met dezelfde inloggegevens kunnen inloggen op alle diensten van Office 365.
Voor onze migratie hebben wij ADFS geïmplementeerd omdat wij al onze gebruikers centraal willen beheren en kunnen toewijzen aan verschillende Cloud aanbieders.
2 Desktop configuratie
Office 365 heeft een nieuwe configuratietool: de Microsoft Office Desktop setup. Deze controleert het werkstation om te bepalen of deze klaar is voor Office 365. De tool configureert de computer en download updates waar nodig. Dit is een grote verbetering ten opzichte van BPOS, waar je de computer handmatig moest bijwerken.
Na het draaien van de tool krijg je netjes een overzicht van alle verrichte werkzaamheden, de computer heeft daarna alle vereiste software automatisch geinstalleerd.
3 BPOS Clean up
Zorg ervoor dat je een bijgewerkte lijst hebt van alle mailboxen/distributielijsten/alias adressen van de BPOS omgeving. Ruim alle identiteiten op die je niet meer nog hebt. Deze zogenaamde clean up stage zorgt voor een ‘schone’ migratie naar Office 365.
4 Domeinnaam
De domeinnaam sparked.nl staat al geregistreerd in BPOS. Deze kan niet worden geregistreerd in Office 365. Je zult eerst het domeinnaam uit BPOS moeten verwijderen voordat deze kan worden geregistreerd/toegevoegd in Office 365. Wanneer je namelijk in Office 365 probeert om het productiedomein te verifiëren, zul je de volgende foutmelding ontvangen:“Cannot verify domain because it’s already verified in another environment”.
ForeFront Online Protection (FOPE) zorgt voor de afhandeling van e-mail SPAM. Het Sparked productiedomein zal door Microsoft in FOPE verwijderd moeten worden. Buiten dat het domein staat geregistreerd in BPOS, is dit ook een reden dat je het domein niet kunt verifiëren in Office 365.
BPOS productie domein verwijderen
In het beheercentrum van BPOS zul je allereerst het productiedomein “sparked.nl” moeten verwijderen. De mail flow stopt wanneer je het sparked.nl productiedomein uit BPOS verwijdert. Dit betekent dat je geen mail meer kunt ontvangen totdat het domein en benodigde DNS record succesvol zijn geconfigureerd in Office 365. In de tussentijd is geen inkomend mailverkeer mogelijk.
Microsoft geeft officieel aan dat er een verwachte down time is van 24 uur
(
http://blogs.technet.com/b/msonline/archive/2011/08/07/transitioning-from-bpos-to-office-365.aspx).
Nadat het productiedomein succesvol is verwijderd is de volgende actie aan Microsoft:
FOPE (BPOS) productie domein verwijderen
Het is zeer aan te raden om Microsoft Support een week voordat je gaat migreren te contacteren. Spreek met de Support engineer je plan van aanpak door en spreek af wanneer de knop omgaat. In ons geval startte wij de migratie rond 17:00 op een vrijdagmiddag. De Microsoft Support engineer zet je door met FOPE en deze verwijderd de domeinnaam aan de Microsoft kant. Je kunt daarna proberen om het domein toe te voegen in Office 365. Wij raden aan om minimaal 90 minuten te wachten nadat FOPE je domein heeft verwijderd uit BPOS. Voeg daarna het productiedomein toe in Office 365.
5 MX Record
Nadat het productiedomein is toegevoegd kun je de benodigde DNS records toevoegen zodat de Exchange online dienst van Office 365 het stokje overneemt van BPOS. Het is aan te raden om een aantal test mailtjes te sturen om te valideren dat je succesvol kunt mailen.
Onze ervaring is dat wij binnen 1 uur alweer online waren. De replicatie van DNS over de gehele wereld kan langer duren, maar binnen Nederland waren wij snel weer online.
6 Office 365 applicaties configureren
Nadat de dienst succesvol is geconfigureerd kunnen de eindgebruikers Outlook configureren. Door de geavanceerde mogelijkheden van Outlook autodiscover hoef je alleen maar je e-mailadres en wachtwoord in te voeren, Outlook configureert vervolgens automatisch de dienst.
7 Content migratie
Voor grote organisaties kun je kiezen voor 3rd party migratie pakketten om de mail te migreren. In ons scenario hebben wij gekozen voor een PST migratie. In Outlook kun je een back-up maken van je gegevens en deze gemakkelijk importeren in je nieuwe Outlook omgeving. Afhankelijk van de grootte van je mailbox kan het even duren voordat deze is geüpload naar Office 365. Exchange Online biedt een mailbox van 25 gigabyte en na het migreren is deze ook te benaderen via een gebruiksvriendelijke Outlook Web access.
Conclusie
Onze BPOS naar Office 365 migratie is vlekkeloos verlopen, een goede voorbereiding en gedegen technische achtergrond is echter wel vereist om deze handmatige migratie te realiseren. Wij zijn zeer tevreden met de nieuwe mogelijkheden die Office 365 ons biedt.