Bedrijfsrelevante documenten op een presenteerblaadje

Sparked ontwikkelde een gebruiksvriendelijke toepassing waarmee medewerkers meteen uit de voeten kunnen

Werner Stuurman
Informatiecoördinator waterschap Hollandse Delta

Hollands Delta

Administratie à la minute

Waterschap Hollandse Delta tovert bedrijfsrelevante documenten tegenwoordig te allen tijde moeiteloos tevoorschijn. Dat scheelt een heleboel zoekwerk, verhoogt het werkgeluk en verbetert de kwaliteit en de snelheid van het werk van (onderhouds)medewerkers. Het waterschap beheert 776 kilometer aan waterkeringen, 1.265 kilometer wegen, 306 kilometer fietspaden, 280 gemalen, 20 rioolwaterzuiveringsinstallaties, 183 kilometer (riool)persleiding en 66 rioolgemalen in het zuidwesten van Zuid-Holland.

Dat hun administratie omvangrijk is, komt niet als een verrassing, maar daarin schuilde ook het gevaar. Werner Stuurman, Informatiecoördinator waterschap Hollandse Delta: “Documenten waren vaak lastig en soms helemaal niet terug te vinden. Samen met Sparked hebben we dat probleem getackeld.”

1/2

(On)vindbaar

Het waterschap gebruikt Maximo, een softwaretoepassing voor assetmanagement, voor het organiseren en administreren van (onderhouds)werkzaamheden aan assets. Denk hierbij aan serviceaanvragen, werkorders, maar ook documenten die onmisbaar zijn bij het uitvoeren van (onderhouds)werkzaamheden, zoals handleidingen, instructies en foto’s van schade. Ook kunnen gebruikers zelf bestanden toevoegen, bijvoorbeeld een inspectierapport. Stuurman: “De opslaglocatie was voor veel medewerkers een groot vraagteken, met als gevolg dat documenten onvindbaar waren.”

Microsoft SharePoint 2013 hadden ze al in huis voor het intranet, en wilde Waterschap Hollandse Delta nu ook inzetten als document managementsysteem (DMS). “Een paar vragen die we op Sparked loslieten: hoe kunnen we de documenten makkelijk opslaan op SharePoint, hoe vinden we ze eenvoudig terug – ook vanuit Maximo – en hoe navigeren we snel naar de bijbehorende documenten als we een werkorder bekijken?”

Werkgeluk

Waterschap Hollandse Delta heeft nu een bij Maximo passend smart DMS. Stuurman: “Relevante documenten opvragen doe je eenvoudig vanuit Maximo of direct in SharePoint. Als medewerkers aangeven waaraan ze werken, stelt het systeem automatisch een opslaglocatie voor.” Tijdens de ontwikkelfase was er ruimte om tussentijds bij te stellen en fijn te slijpen. “Aan alle wensen werd voldaan en we zijn zelfs een stap verdergegaan; mijn verwachtingen zijn overtroffen. Door de gestructureerde opslag nemen de kwaliteit en de snelheid van (onderhouds)medewerkers toe, maar wat voor ons voorop staat, is de gebruiksvriendelijkheid.” De reacties van de werkvloer spreken boekdelen: “Het werkgeluk van de gebruikers is verhoogd. We hebben het innovatieve systeem volop in gebruik en ik ben trots op het eindresultaat.” Dat genoegen is geheel wederzijds: op de breed inzetbare oplossing is ook Sparked stiekem best een beetje trots.

Meer informatie?

Met ons CloudTeam kan het!

Met ons CloudTeam lossen we jouw incidenten op en geven we antwoord op implementatie- en beheervragen. Je hebt op ieder gewenst moment toegang tot een compleet team van experts op alle onderdelen van Office 365. Zowel op afstand via telefoon, portaal, web en chat als op locatie.

Klik hier voor meer informatie over ons CloudTeam

Of laat je gegevens achter en we nemen contact met je op.

Met ons in gesprek

Onze aanpak iets voor jouw organisatie?

Ik ga graag met jullie in gesprek

Ik wil graag een offerte aan