Excelbestanden en kladbloknotities de prullenbak in: alle relaties in één systeem

De uitnodiging voor de nieuwjaarsreceptie lieten we via Dynamics lopen en de gastenlijst toont aan dat de basis voor een goed draaiend relatiebeheersysteem is gelegd.

Riny van Deursen
Senior Business Consultant Gemeente Eindhoven

Relatienetwerk in beeld

Een centraal beeld van alle relaties als uitganspunt om business development, expatmanagement, public relationships en sociale activiteiten te organiseren. Gemeente Eindhoven, nummer vijf op de lijst van grootste gemeenten van Nederland en centrum van toptechnologie van wereldformaat, kreeg het voor elkaar. Riny van Deursen, Senior Business Consultant: “Wij hebben binnen de gemeente verschillende domeinen met uiteenlopende behoeften aan relatiebeheer. De wens was om alle contacten bij elkaar te vegen om strategisch relatiemanagement op poten te zetten en om processen te ondersteunen, met acquisitie als belangrijkste pijler.”

1/4

Werksessies met stakeholders

Tijdens het verkennen van de markt kwam Sparked in beeld. “Zij sprongen er conceptueel bovenuit, dus met hen gingen we graag in zee.” Het relatiemanagementsysteem, Microsoft Dynamics CRM, kreeg vorm in samenspraak met vertegenwoordigers van de verschillende gemeentelijke domeinen. Van Deursen: “In werksessies met de stakeholders werden knopen doorgehakt over de inrichting.

Sparked stond open voor nieuwe inzichten en wensen, maar hield tegelijkertijd de regie om tot een werkbaar en functioneel eindresultaat te komen waarmee alle betrokkenen blij zijn.” Eerdere pogingen om zo’n systeem te implementeren, mislukten: mensen hielden hun eigen Excelbestanden en kladbloknotities in ere. “We zijn nu uit de startblokken: we hebben de techniek in huis en maken stappen om het systeem te optimaliseren en adoptie gemeentebreed te realiseren.”

Structureren en afstemmen

Nu alle contacten van de vijf domeinen zijn samengevoegd, is Gemeente Eindhoven in staat om hun relatiebeheer inzichtelijk te structureren en alle processen op elkaar af te stemmen. “Het acquisitieproces werkt perfect. Inmiddels implementeerde Sparked ook Power BI en kan onze wethouder zien hoeveel acquisitie geslaagd is en hoeveel er nog in de pijplijn zit.” Het systeem ondersteunt business development in het potentieel aan huisvesting in de regio, terwijl expatmanagement een oplossing vond als businessversneller om grip en controle te houden op expataanvragen. Public relationships maakt slim gebruik van de gestructureerd opgeslagen informatie om bijvoorbeeld specifieke doelgroepen uit te nodigen voor evenementen en bijeenkomsten. “In maart 2016 gingen we live en een behoorlijk aantal gebruikers vult het systeem in toenemende mate. De uitnodiging voor de nieuwjaarsreceptie lieten we via Dynamics lopen en de gastenlijst toont aan dat de basis voor een goed draaiend relatiebeheersysteem is gelegd.” Proost, Gemeente Eindhoven, op 2017!

Met ons CloudTeam kan het!

Met ons CloudTeam lossen we jouw incidenten op en geven we antwoord op implementatie- en beheervragen. Je hebt op ieder gewenst moment toegang tot een compleet team van experts op alle onderdelen van Office 365. Zowel op afstand via telefoon, portaal, web en chat als op locatie.

Klik hier voor meer informatie over ons CloudTeam

Of laat je gegevens achter en we nemen contact met je op.

Met ons in gesprek

Onze aanpak iets voor jouw organisatie?

Ik ga graag met jullie in gesprek

Ik wil graag een offerte aan