Dé voorloper in de Cloud binnen gemeentelandschap

Sparked snapt de gemeentemarkt, kent alle mogelijkheden van werken in de Cloud en focust op de mogelijkheden van techniek. Precies wat wij zoeken in een partner.

Michiel Koster
Organisatieadviseur van gemeente Hollands Kroon

Gemeente Hollands Kroon: voorloper in de Cloud

De gemeente Hollands Kroon ontstond in 2012, toen vier gemeenten in de Kop van Noord-Holland fuseerden. De nieuwe gemeenteraad besloot het besturen anders dan anders aan te pakken en ingrijpend te innoveren. Onder het motto ‘alles kan slimmer’ wandelt Hollands Kroon buiten de gebaande paden, neemt initiatief en toont lef. De doelstellingen: innoveren, gebruik maken van alle mogelijkheden die techniek biedt, het beste uit medewerkers halen en vooral: het de inwoners zo gemakkelijk mogelijk maken. Sparked en Hollands Kroon werken daarin samen in een uniek partnership en krijgen het voor elkaar: “het neerzetten van een volledige Cloud-gemeente”.

 

Innovatieslag

“Wij willen het écht anders doen dan de traditionele manier van besturen en inwoners de vrijheid geven zoveel mogelijk zelf te regelen, waar en wanneer zij dat willen,” vertelt Michiel Koster, organisatieadviseur en trekker van de innovatieslag. “Om dat voor elkaar te krijgen is het essentieel dat je medewerkers zoveel mogelijk zelfredzaam zijn: practice what you preach. Door hen eigen verantwoordelijkheid en vertrouwen te geven haal je het beste uit mensen.”

Geen managers en overbodige interne regels meer

Hoe ziet deze nieuwe organisatie eruit? “Vanaf de fusie zijn we gestart om de organisatie op te bouwen vanuit vertrouwen en respect en zo met elkaar meer toegevoegde waarde te creëren. Sinds 2014 zijn we gestart met een veranderingstraject genaamd ‘Stip 2018’, waarin we de ingezette ontwikkeling uiteindelijk hebben doorgezet  naar een zelfsturende organisatie.! Alle medewerkers werken in 2018  in zelfsturende teams en zijn met elkaar verantwoordelijk voor de resultaten en het afhandelen van hun taken. Een vorm van ondernemerschap. Op HR gebied hebben we ook flinke aanpassingen gedaan. Zo hebben we geen verlof- en tijdregistratie meer en kunnen medewerkers onkosten declareren zonder fiattering van bovenaf. Een logisch gevolg van het vertrouwen dat wij in hen hebben.”

Een andere ontwikkeling is dat uiteindelijk het gemeentehuis overbodig wordt doordat inwoners al hun taken digitaal af kunnen handelen en er dienstverlening op locatie plaatsvindt, bij de burger thuis bijvoorbeeld. “Plaats- en tijdonafhankelijk werken, daar willen we naar toe, waarbij we wel faciliteren dat medewerkers en inwoners elkaar kunnen ontmoeten.” Maar hoe richt je een organisatie zodanig in? Techniek speelt hierbij een cruciale rol.

1/6

Unieke organisatiestructuur dankzij digitale werkplekken

“Wij vinden dat techniek altijd in dienst staat van onze medewerkers en niet andersom. Techniek is een hulpmiddel, het moet ons ondersteunen bij ons werk. Sparked deelt deze mening, focust op onze doelen, en helpt ons met behulp van technische mogelijkheden onze doelen te bereiken. Wij zochten een softwareleverancier die mét ons wil samenwerken in plaats van in onze opdracht. Die meedenkt en samen met ons nieuwe mogelijkheden durft uit te proberen. Met Sparked klikt het, ze zijn praktisch, pragmatisch en flexibel, we werken echt samen aan onze doelen. Soms moet je achter leveranciers aan, maar met Sparked is het ook weleens andersom! Even wennen maar wel heel prettig.”

Grensoverschrijdend werken

De Cloud speelt een enorme rol bij het behalen van de gemeentelijke doelstellingen. Daarom gaat de gehele organisatie – dus de dienstverlening, werkwijzen, klantcontacten en alle data – naar de Cloud, waarbij informatiebeveiliging de hoogste prioriteit heeft. Dankzij digitale werkplekken in de Cloud kunnen onze medewerkers wanneer zij dat willen werken vanaf iedere plek.  In deze virtuele omgeving kunnen zij communiceren, samenwerken en documenten delen. Desgewenst ook met externe doelgroepen, stakeholders of deskundigen van buiten de organisatie. Datatechnologie maakt het mogelijk dat alle data in de Hollands Kroon-Cloud toegankelijk is, tijd- en plaatsonafhankelijk, en bovendien gemonitord en geanalyseerd kan worden. Zo kunnen medewerkers sneller, beter en flexibeler werken en betere service bieden. Inwoners kunnen een steeds groter deel van de gemeentelijke producten zelf regelen. Waar nodig helpen we ze.

1/1

Koploper op technologiegebied

“We hebben bewust gekozen voor een traject dat een aantal jaren in beslag neemt: Het proces gaat  stap voor stap. In 2018 bereiken we ons einddoel.” Een mijlpaal in 2016 is dat Hollands Kroon de voorloper is op het gebied van werken in de cloud. Een unieke situatie, want geen enkele gemeente werkt 100% in de Cloud. “We willen laten zien hoe je een organisatie digitaal kunt inrichten, koploper kunt zijn op het gebied van technologie en bewijzen dat besturen écht anders kan, waarbij deze aanpak en onze informatiebeveiliging hand in hand moet gaan.”

Bijzonderheden tijdens het project

“Tijdens deze innovatieslag geldt: verwacht het onverwachte! We zijn constant in ontwikkeling, iedere dag pakt anders uit dan we vooraf denken, plannen wijzigen continu. Daar moet je als partner mee uit de voeten kunnen. Sparked speelt hier heel goed op in en past de technologie steeds aan aan de stappen die we zetten.”

 

Met ons CloudTeam kan het!

Met ons CloudTeam lossen we jouw incidenten op en geven we antwoord op implementatie- en beheervragen. Je hebt op ieder gewenst moment toegang tot een compleet team van experts op alle onderdelen van Office 365. Zowel op afstand via telefoon, portaal, web en chat als op locatie.

Klik hier voor meer informatie over ons CloudTeam

Of laat je gegevens achter en we nemen contact met je op.

Met ons in gesprek

Onze aanpak iets voor jouw organisatie?

Ik ga graag met jullie in gesprek

Ik wil graag een offerte aan