Houthoff Buruma is met meer dan 300 advocaten, notarissen en belastingadviseurs één van de grootste juridische dienstverleners in Nederland. Om de relatie met haar cliënten te versterken en de efficiëntie van de interne organisatie te vergroten besloot HB begin 2011 om haar digitale werkomgeving te vernieuwen. 

Naast de plaats- en tijdsonafhankelijke toegang tot informatie was een belangrijk uitgangspunt van het nieuwe intranet het optimaal faciliteren van de verschillende generaties juristen, notarissen en adviseurs in hun werk. Deze maken in toenemende mate gebruik van (mobiele) apparaten en sociale media.

Voor het ontwerp en de realisatie zocht Houthoff Buruma een gespecialiseerde IT business partner die de taal van de advocatuur spreekt en kennis heeft van het Microsoft SharePoint platform. Deze partner moet tevens bijdragen aan de duurzame vernieuwing van de werkwijze binnen Houthoff Buruma. Sparked bleek uitstekend te voldoen aan deze criteria.

Voor dit project is gekozen voor een aanpak die bestaat uit drie fases; ontwerp, realisatie en transitie. Een belangrijk aandachtspunt was het verkrijgen van draagvlak voor het nieuwe intranet binnen de organisatie. Daarom is met een online enquête een nulmeting verricht. Vervolgens zijn op basis van interviews en werkgroepen persona’s en scenario’s ontwikkeld om prioriteit te geven aan de benoemde eisen en wensen. 

Gedurende het gehele proces is vanuit een klankbordgroep feedback ontvangen op de tussentijdse resultaten. Mede door de actieve betrokkenheid vanuit deze klankbord groep en vanuit het management is het project , inclusief analyse, ontwerp, realisatie, migratie en de oplevering, binnen een periode van 6 maanden afgerond. 

Uit de ontwerpfase zijn twee concrete behoeften voor vernieuwing naar voren gekomen; het snel en eenvoudig kunnen vinden van professionals met een bepaalde expertise (XpertFinder​) en het beschikbaar hebben van een integraal cliënt beeld (360-graden). 

Om dit mogelijk te maken is gekozen om een zogenaamde servicelaag te creëren. Deze service laag vormt een belangrijk onderdeel van de informatie architectuur en ontsluit informatie uit onder andere het personeelssysteem en het finance- & practice management systeem. 

Met de service laag is het mogelijk om in de toekomst snel informatie vanuit diverse bronsystemen te combineren en verrijken, zonder aanpassingen aan deze systemen te maken. Hierdoor is Houthoff Buruma in staat om nieuwe informatiediensten sneller beschikbaar te stellen aan haar gebruikers.

Voor het vinden van collega’s en expertise is enterprise search technologie van Microsoft SharePoint 2010 platform gecombineerd met Microsoft Pivot, een standaard visualisatietechnologie. Binnen de XpertFinder wordt profieldata vanuit Microsoft SharePoint verrijkt met informatie uit het HR en het practice management systeem. Dit biedt gebruikers direct toegang tot relevante kennis en expertise via een krachtige interface. 

Aangezien de geleverde oplossingen minimaal maatwerk bevatten, is de ICT organisatie van Houthoff Buruma in staat om het platform zelf te beheren en toekomstige versies van het SharePoint platform kosteneffectief te implementeren.

Na een periode van 6 maanden worden Houthoff Buruma medewerkers, middels het nieuwe intranet, optimaal ondersteunt bij het uitvoeren van hun werkzaamheden. Dankzij de XpertFinder hebben zij altijd en overal toegang tot inzichtelijk tot relevante kennis en informatie binnen de organisatie. 

Alle informatie over een cliënt is op een centrale plek beschikbaar dankzij de 360-graden oplossing. Medewerkers beschikken over een actueel cliënt beeld en spelen hierdoor sneller in op een veranderende cliënt vraag. Dit draagt bij aan de relatie met de cliënt en vergroot efficiency in de samenwerking met collega’s en ondersteunende afdelingen.

De inrichting van de klankbordgroep garandeert dat de toekomstige ontwikkeling van het SharePoint intranet blijvend aansluiten op de behoeftes van de diverse gebruikersgroepen. Dankzij de service laag zijn nieuwe informatie diensten sneller beschikbaar. Hierdoor kan Houthoff Buruma sneller inspelen op veranderende behoeften en behaalt zij een optimaal rendement op gedane ICT investeringen.

De ambities in de zijn vastgelegd in een routekaart waarbij Houthoff Buruma de 360-graden oplossing verder gaat ontwikkelen. Hierbij onderzoekt men onder andere de uitbreiding naar performance management scenario’s op basis van CRM en haar finance en practice management. Daarnaast ziet men ook toegevoegde waarde van Unified Communications voor online communicatie en vergaderen chat en video conferencing.

​